Kako izabrati najbolji HMS hotelski sustav upravljanja

Kada je riječ o odabiru sustava hotelskog upravljanja (eng. hotel management system), za nezavisne hotele postoji mnogo različitih opcija. Dok neki hotelijeri uopće ne koriste sustav upravljanja, drugi možda jednostavno još nisu pronašli odgovarajući sustav.

Je li bolje koristiti posebne sustave upravljanja smještajem, upravitelj kanala i poseban mehanizam za rezervacije ili možda sveobuhvatno rješenje all-in-one? Kako odlučiti koja je opcija najbolja za vas? U RoomRaccoonu mislimo da se to odluka svodi na 6 faktora.

Transparentnost cijena

Znate li koliko vaš sustav košta mjesečno? Je li cijena vašeg sustava transparentna? Ako softverska tvrtka ne navodi cijene na svojoj web stranici, zašto je to tako? Koje dodatne troškove skrivaju?

Savjetujemo vam da potražite sustav koji nudi fiksnu mjesečnu cijenu. Obratite pozornost na naknade za rezervaciju i sve skrivene naknade. Mnogi vodeći softverski sustavi ne zahtijevaju duge ugovore ili otkazne rokove. Vjeruju da kupci ostaju jer dobivaju dobar sustav i dobru uslugu, a ne zbog ugovorne obveze.

Funkcionalnost PMS sustava upravljanja imovinom

Nudi li PMS sustav (eng. property management system) funkcionalnost i jednostavnost korištenja koju očekujete? Bilo da se radi o online check-inu, upravljanju prinosima, izradi faktura s vašim logotipom, specifičnim izvješćima, modulima za rezervacije ili kalendaru koji je jednostavan za korištenje bitno je da te prioritete jasno komunicirate tvrtki čiji sustav razmatrate za korištenje.

Sve više nezavisnih hotela koristi brojne usluge i softvere za upravljanje svojim hotelima. Vaš bi PMS trebao biti centralno središte za koordinaciju svih usluga. Trebali biste moći odabrati odgovarajući POS sustav ili pristupni sustav koji želite koristiti i oni bi trebali biti integrirani izravno u vaš PMS.

Softver koji nudi samo vlastite module i ograničava i postupno u potpunosti ukida mogućnost slobodnog tržišnog izbora. PMS-ovi s mogućnošću integracija su budućnost i odlikuju ih brojne prednosti. Uz njih možete raditi s računovodstvom, sustavom upravljanja reputacijom ili sustavom upravljanja prihodom po vašem izboru i automatizirati njihove funkcionalnosti direktno na vašem PMS-u.

Smatramo da nijedan hotelijer ne bi trebao ručno unositi fakture u računovodstveni sustav baš kao niti troškove hrane i pića za kafić ili restoran u PMS sustav. Rješenje za to je automatizacija kroz integraciju. Pritom je bitno napomenuti da obavezno koristite hotelski softver na cloudu jer ćete tako imati pristup svim funkcijama u bilo koje vrijeme i s bilo kojeg uređaja.

Komunikacija s gostima

Vaš bi sustav trebao omogućiti gostima mogućnost dobivanja pravih informacija u pravo vrijeme. Prilagodljiv komunikacijski sustava će uštedjeti vaše vrijeme i poboljšati ukupnu uslugu, a možete prilagoditi sljedeće informacije:

• prva poruka gostima neposredno po potvrdi rezervacije;
• poruka prije dolaska u kojoj goste podsjećate na važne informacije;
• online prijavu za povećanje prodaje dodataka i nadogradnju soba;
• popratna poruka nakon odlaska s kodom za popust za iduću izravnu rezervaciju u vašem smještaju.

Implementacija sustava za rezervacije

Izravne rezervacije najbolje su za poslovanje. Sustav za rezervacije (eng. booking engine) koji ne generira rezervacije ne radi ispravno. Postoje brojni savjeti i trikovi koji će vam pomoći u privlačenju više izravnih rezervacija. Neki od primjera su pop-up prozori s popustima, dinamičke prilagodbe cijena i prilagodbe izgleda web stranice.

Ono što je najbitnije, booking engine mora gostima omogućiti brzu i laku rezervaciju. Ljudi su po prirodi nestrpljivi. Ako je proces rezervacije prekompliciran ili oduzima previše vremena i klikova, neki će potencijalni gosti odustati.

Booking.com navodi da više od 60 % posjetitelja posjećuje uz njih i web stranicu smještaja. Je li vaš sustav za rezervacije dovoljno jednostavan za korištenje kako biste iskoristili ovu priliku?

Upravljanje kanalima

Vaša bi prodajna strategija trebala uključivati suradnju s raznim online putničkim agencijama (OTA). Vjerojatno znate da je Booking.com vodeći OTA na tržištu, ali vam savjetujemo da povećate svoju izloženost partnerstvom s nekoliko drugih globalnih stranica kao što su Expedia, Agoda, Airbnb, TripAdvisor i HRS.

Možda će vas također zanimati rad s OTA-ma koji se fokusiraju na određenu nišu. Na primjer, ako vodite luksuzni hotel, mogli biste razmotriti stranicu Mr. & Mrs. Smith. Ako se vaš hotel nalazi u blizini popularnog turističkog odredišta ili ako u svojoj ciljnoj skupini preferirate poslovne putnike, poželjno je da se povežete na globalni distribucijski sustav kao što je TravelPort.

U svakom slučaju, vaš channel manager trebao bi podržati vašu prodajnu strategiju. Booking.com ima niz partnera u Programu prioritetni partneri za povezivanje diljem svijeta na temelju pristupa naprednim značajkama i stabilnosti. Channel manageri s ovim programom pripadaju vodećima na tržištu. No, najvažnije od svega, trebali biste izbjegavati channel managere koji naplaćuju naknadu za svaku pojedinačnu rezervaciju.

Služba za korisnike

Za nezavisne hotele, služba za korisnike trebala bi biti jednostavna. Bez pozivnih centara, ticketing sustava, bez dodatnih naknada i bez ograničenja pristupa.

Hotelijeri u mnogim situacijama moraju razgovarati sa stvarnom osobom i uz njenu pomoć što prije riješiti svoj problem. Stranica Hotel Tech Report dobar je izvor informacija jer na njoj možete pronaći mišljenja korisnika o proizvodu i korisničkoj službi.

U RoomRaccoonu fokusirani smo na ispunjavanje navedenih 6 faktora. Nudimo sve gore navedene značajke i još više. Ako želite po prvi put raditi sa sustavom za hotelsko upravljanje ili ako mislite da vaš trenutni sustav još ne pridonosi maksimumu vašeg poslovanja, ne ustručavajte se kontaktirati nas za demonstraciju ili besplatnu probu usluge.

Pružamo vam mogućnost da isprobate uslugu i uvjerite se sami u kvalitetu. Sigurni smo da će vas RoomRaccoon oduševiti.