Come scegliere il giusto software per il tuo albergo

Oggi un albergatore che vuole gestire la propria struttura con l’utilizzo di un software ha la possibilità di scegliere la propria soluzione tra una vasta gamma di software. Tanto vasta che a volte non è chiaro quale sia il giusto metodo per scegliere. Forse ti trovi nella condizione di scegliere il tuo primo software o forse ti stai guardando attorno per cambiare quello in tuo possesso.

Qualunque sia il motivo, cosa stai cercando di preciso? Una piattaforma all-in-one? O preferisci sistemi separati, PMS, channel manager, booking engine? Quali sono gli aspetti che tieni in considerazione per scegliere la tua opzione migliore? Noi di RoomRaccoon pensiamo che si riduca alle “6 C”.

Chiarezza dei prezzi

Quanto ti costerà? Crediamo che la trasparenza sia alla base di tutto. Se non trovi i prezzi indicati in maniera trasparente nel sito web, potrebbe far pensare che ci siano una serie di costi nascosti. Cerca una soluzione che offra un prezzo fisso mensile.

Fai attenzione ad eventuali commissioni sulle prenotazioni e ad eventuali costi non detti. Alcuni prodotti leader di mercato non richiedono contratti lunghi o periodi di preavviso, perché sono sicuri che i clienti scelgano a lungo il prodotto perché vale, non perché c’è un obbligo contrattuale.

Gestionale Completo

Il primo quesito da porsi è: il PMS offre le funzionalità e l’usabilità da te richieste? Definisci quali sono le tue necessità. Cerca un software che ti possa offrire il check-in online, lo yield management automatico, le fatture elettroniche, la reportistica personalizzata, i moduli di prenotazione aziendale o semplicemente un calendario facile da usare? Fai una lista di ciò che ti interessa e condivilo con l’azienda con cui ti interfacci.

Sempre più spesso gli hotel indipendenti utilizzano più servizi e software per gestire l’hotel. Il PMS dovrebbe funzionare quindi come un vero e proprio centralino dove tutto converge in un’unica piattaforma. Le soluzioni chiuse che offrono solo i propri moduli nel tempo possono essere limitanti, quindi ti suggeriamo di preferire gestionali orientati all’integrazione con software esterni.

Nessun hotel dovrebbe più gestire la fatturazione manualmente in un software esterno copiando le anagrafiche, ma soprattutto tutti riconoscono i vantaggi di avere il gestionale per il ristorante interfacciato a quello dell’hotel per fornire un unico conto al cliente.

L’automazione attraverso l’integrazione è la risposta a tutto questo. Assicurati infine di lavorare solo con una soluzione in cloud perché ti permette l’accesso al sistema in qualsiasi momento, da qualsiasi dispositivo. Questo dovrebbe essere ormai un prerequisito per tutte le aziende.

Comunicazione con gli ospiti

Assicurati che il tuo gestionale ei consenta di inviare ai tuoi ospiti le giuste informazioni al momento giusto. La messaggistica personalizzabile può farti risparmiare tempo e migliorare le prestazioni. Ti può inoltre permettere con poco sforzo di lavorare sul branding del tuo hotel e migliorare l’esperienza dei tuoi ospiti. Le informazioni fondamentali da inviare agli ospiti sono:

• Informazioni iniziali agli ospiti nella conferma immediata della prenotazione;
• Ricordare agli ospiti le informazioni importanti nella fase di pre-arrivo;
• La possibilità di fare up e crosselling nella fase di check-in online;
• Incentivare i tuoi ospiti a ri-prenotare con la distribuzione dei codici sconto dopo il soggiorno.

Conversione attraverso il booking engne

Diretto è meglio quando si tratta di prenotazioni. Se il tuo booking engine non converte, esiste una serie di consigli e strumenti disponibili per aumentarne le conversioni: ad esempio un pop-up con un codice sconto per le prenotazioni dirette, l’aggiornamento dinamico e automatico dei prezzi, ma soprattutto la personalizzazione del booking engine affinché corrisponda al look and feel del tuo sito web.

La cosa più importante è che il tuo booking engine deve rendere la prenotazione rapida e semplice per gli ospiti. Le persone sono impazienti. Processi contorti o troppi clic fanno scappare i potenziali prenotanti.

Secondo Booking.com più del 60% delle persone che cercano un alloggio sul loro sito visitano direttamente il sito web dell’hotel. Il tuo attuale booking engine sta facendo abbastanza per convertire queste opportunità?

Gestione dei canali

La tua strategia di distribuzione dovrebbe prevedere la collaborazione con una vasta gamma di OTA (Agenzie online). Booking.com è senza dubbio leader di mercato, ma dovresti massimizzare la tua visibilità lavorando con una serie di altri siti come Expedia, Agoda, Airbnb, TripAdvisor e HRS.

Potresti anche prendere in considerazione le OTA di nicchia, che si concentrano su specifiche provenienze o tipologie di mercato. Se gestisci un hotel di lusso, potreste prediligere Mr & Mrs Smith. Se gestisci un Bed & Breakfast gay friendly, Misterbandb dovrebbe essere sul vostro radar. Se invece sei in un’area ricercata da viaggiatori d’affari, dovresti collegarti a un GDS come Travel Port.

Per fare questo è necessario che il tuo channel manager supporti la tua strategia di distribuzione e che oltre a garantirti una certa stabilità, ti possa anche offrire delle funzionalità avanzate. Booking.com ha un numero selezionato di Premier Connectivity Partner in tutto il mondo. I channel manager che vantano questo riconoscimento sono tra i leader del mercato. Un consiglio finale: evita i channel manager che vogliono farti pagare una commissione sulle prenotazioni ricevute.

Servizio Clienti

Il servizio clienti dovrebbe essere semplice e diretto. Nessun call center, nessun costo aggiuntivo e nessun limite di accesso. Se hai un problema o hai bisogno di aiuto dovresti poter parlare con una persona reale e risolvere rapidamente il tuo problema. Il modo migliore per verificare un prodotto e il loro servizio clienti è quello di guardare come si posizionano nella classifica di Hotel Tech Report o cercare le testimonianze di clienti reali.

Noi di RoomRaccoon mettiamo le “6 C” in prima linea nella nostra attività. Offriamo tutte le caratteristiche di cui sopra e molto altro ancora. Se stai cercando un software di gestione alberghiera per la prima volta o se pensi che il tuo software attuale non risponda a tutte le tue necessità, contattaci. Siamo a disposizione per mostrarti una demo di RoomRaccoon in modo da avere un confronto.